Mode opératoire

Guide d'utilisation de l'application de suivi et de validation des dossiers.

1. Créer un dossier

Menu Nouveau dossier. Renseignez le coordinateur, le numéro d'affaire (unique), le nom et l'e-mail du client, et joignez éventuellement un fichier. Validez : le dossier est créé en statut Brouillon.

2. Remplir le formulaire

La fiche de suivi (contacts, contexte logiciel, licences, technique, formations, planning…) se remplit section par section. Seuls les éléments saisis figureront dans le récapitulatif. Vous pouvez Enregistrer le brouillon sans envoyer.

3. Importer un tableau Excel

Section Import Excel : copiez une plage de cellules dans Excel (Ctrl+C) puis collez-la (Ctrl+V) dans la zone prévue. Lignes, colonnes, dates et libellés sont conservés et un aperçu s'affiche.

4. Envoyer le dossier

Cliquez sur Envoyer le dossier au client. Un e-mail HTML récapitulatif complet (informations, formulaire, tableau Excel, pièce jointe, lien de validation) part vers le client, avec le coordinateur en copie. Le statut passe à En attente. Cet e-mail est le document officiel de référence.

5. Validation par le client

Le client ouvre le lien sécurisé (token unique, non devinable, à usage unique, expirant). Il vérifie le récapitulatif puis valide ou refuse, avec un commentaire facultatif. L'e-mail du validateur, la date/heure exacte, la décision et le commentaire sont enregistrés. Un e-mail [VALIDÉ] ou [REFUSÉ] est envoyé au client et au coordinateur avec le rappel complet.

6. Gérer un refus

Sur un dossier Refusé, cliquez sur Créer une nouvelle version : le numéro d'affaire reste identique, le contenu est repris, et plusieurs cycles sont possibles jusqu'à validation. L'historique des versions et décisions reste consultable.

7. Relances automatiques

Sans retour après 14 jours, une relance automatique rappelant le lien est envoyée au client (tâche planifiée bin/cron.php).

8. Tableau de bord admin

Le menu Dossiers liste tous les dossiers (dernière version) avec coordinateur, date d'envoi, n° d'affaire, client, statut, date de décision, commentaire, expiration du lien et compteur de temps restant. Filtres par statut, coordinateur, client ou n° d'affaire ; détail complet ; renvoi d'e-mail ; historique des versions.

9. Données & RGPD

Les pièces jointes sont supprimées automatiquement après 30 jours ; les données de suivi sont conservées en base. Aucun pixel de suivi dans les e-mails. Accès admin restreint aux coordinateurs authentifiés, actions de validation tracées (e-mail, date/heure, IP).